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terça-feira, 27 de maio de 2008

Os Mandamentos do E-mail


Ultimamente tenho me irritado bastante com o uso abusivo e desmedido das mensagens de e-mail nas grandes corporações. Resolvi relacionar alguns mandamentos e dicas de como usar o e-mail de forma mais produtiva, ética e respeito para com os envolvidos. Agradeço as contribuições que possam surgir.
1. LEIA E ENTENDA A MENSAGEM !!!
Antes de tomar qualquer ação com o e-mail que você acabou de ler, seja para responder ou para encaminhar, leia e releia a mensagem para certificar-se de que entendeu bem o que foi dito. O primeiro passo da comunicação eficaz é a recepção e o entendimento correto da mensagem. Como o correio é consideravelmente "frio" e sujeito a interpretações errôneas, tenha certeza da mensagem e seus objetivos.
2. QUEBRE O CICLO DOS E-MAILS QUILOMÉTRICOS !!! Você pode !!!
Se você tiver oportunidade, fale diretamente com o remetente via telefone ou mesmo pessoalmente (ele pode estar mais próximo do que o relacionamento via e-mail pode fazê-lo crer). Nada como uma conversa rápida e direta para economizar alguns metros de scroll down.
3. NÃO PROLIFERE AS CÓPIAS !!!
Você só deve copiar muitas pessoas numa mensagem se for para passar um informativo onde você não espera ação de nenhum dos destinatários.
Fora dessa situação, se você estiver copiando muita gente é porque:
- você precisa compartilhar suas responsabilidades com muita gente, demonstrando insegurança.
- você é incapaz de negociar, finalizar atividades e assumir os riscos, evitando a responsabilidade.
- você precisa obter cumplicidade pois sente-se inseguro.
Por mais cruel que possa parecer você não vai ganhar um celular por copiar mais e mais pessoas em correntes corporativas de e-mails. Isso é lenda da internet.
4. NÃO QUEBRE AS REDES DE CONFIANÇA !!!
Se você estiver tratando um assunto por e-mail com uma pessoa, tome cuidado ao passar a copiar outras pessoas na sua conversa. Você pode estar expondo a outra pessoa sem o consentimento dela. Isso no mínimo é uma falta de etiqueta.
5. CONTE ATÉ 10 ANTES DE ENVIAR !!!
O mesmo cuidado que comentei para entender uma mensagem deve ser usado para escrever uma resposta.
Leia. Re-leia. Medite. Conte até 10. Pense melhor. Não dá pra resolver por telefone ou pessoalmente ? Tá... Envie.
6. NÃO USE O E-MAIL COMO PULEIRO DE MICO !!!
É normal as pessoas usarem o e-mail como um puleiro para passar aqueles micos que ficam no ombro. Ao mandar o e-mail elas momentaneamente passam esses micos para outras pessoas, embora não percebam que o e-mail não é instantâneo, e os destinatários podem sempre argumentar algo como: "ainda não vi seu e-mail... estou com a caixa cheia".
O mico ficou em um limbo digital virtual entre os dois ombros...
7. ENVOLVER MAIS (E MAIS) PESSOAS NÃO TORNA O PROBLEMA MAIS IMPORTANTE !!!
Alguns acham que, ao copiar e compartilhar um problema com mais e mais pessoas eles tornam aquele problema mais importante e conseguem uma solução mais rápida.
Isso não acontece. Eles só conseguem entulhar a caixa de todos com mensagens inúteis e diluir o poder de qualquer solução.

4 comentários:

Anônimo disse...

Oi Engelbert, seria possível deixar comentários breves sobre cada um dos sites, é que... não tem como lembrar de todos só ouvindo a rádio. Até +

Anônimo disse...

ops... não era aqui esse comentário... he he he

Guilherme B. Alves disse...

Oi Ricardo, escutei você na rádio hoje, e essas situações se encaixam perfeitamente no meu dia-a-dia. Qualquer analista aqui recebe cerca de 100 emails por dia, e realmente precisamos de menos de 15 deles. Acho que vale lembrar também que o email serve como uma forma de "documentar", em casos de problemas/soluções principalmente. Assim evita-se o famoso "dito pelo não-dito". E mesmo nesses casos as considerações devem ser aplicadas, principalmente as de ler, pensar e não envolver muitas pessoas nos emails.
Abraço.

william c. rosa disse...

Ótimas dicas, vou anotá-las.

Obrigado.


Favoritado.